O que é 5S

O 5S agora, para os desafios de hoje e do futuro

Com a alta tecnologia e a velocidade com que chegam e se perdem as novidades, a prática do 5S é mais necessária do que nunca. As coisas chegam muito depressa e rapidamente perdem o valor. Há chuva de informações e oportunidades chegando a todo momento.

O 5S nos orienta para bom proveito e convívio com as novidades: como observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional. Isso se faz no dia a dia, com Rotina 5S na vida pessoal, em empresas, escolas, famílias, comunidades e serviço público.

Melhorias simples estimulam mais melhorias simples em melhoria contínua. Nesta cultura, surgem ideias para melhorias complexas e inovação, atendidas com PDCA.

De onde veio a expressão 5S

O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial.

Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC – Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente.

O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.

No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.

Significado do 5S

5S representa cinco palavras japonesas que começam com a letra S. Não é fácil encontrar em outro idioma palavras que têm o mesmo significado de cada termo na cultura nipônica. Por exemplo: Seiri já foi traduzido como seleção, descarte, senso de utilização. Seiketsu aparece como higiene, padronização, senso de saúde.

E há certo sentido: com o Seiri, fazemos seleção, ou seja, separamos o que é útil de o que não é útil, que será descartado. Assim, é facilitado o uso. Com senso de utilidade/utilização dos recursos, isto é, senso de utilização, a seleção e o descarte e o uso serão mais adequados. No entanto, a palavra descarte, por exemplo, fortalece o sentido de jogar fora, dando pouco valor ao sentido de uso.

Quanto ao Seiketsu, a higiene depende de seguirmos padrões saudáveis de uso, ordem e limpeza. A expressão senso de saúde representa nossa sensibilidade para avaliar as boas práticas (as práticas saudáveis), capacidade de padronizá-las, assegurando a saúde. Considere saúde para tudo: física, mental, social, financeira, ambiental etc.

A tradução utilizando a palavra senso se tornou uma das mais divulgadas no Brasil a partir de meados da década de 1990. Além de iniciar com S, facilitando a didática do 5S, este termo remete ao bom senso, característica de pessoa sensata. A prática do 5S é um bom meio de apurar a sensatez. Com isso, o 5S deixa de ser uma coisa de fábricas, máquinas, ferramentas. Entendido assim, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer lugar, para facilitar a solução de qualquer desafio.

Finalmente, essa tradução aproxima o 5S de o que é natural no organismo vivo. Praticar 5S é semelhante ao que qualquer ser vivo faz para viver.

Os cinco sensos se complementam

Os três primeiros sensos são voltados para as práticas. Eles nos orientam a ação.

Os dois últimos sensos são mais filosóficos. Com eles, avaliamos os impactos das práticas, padronizamos as boas práticas (as práticas saudáveis) e assumimos a responsabilidade de seguir os bons padrões.

Com o 5S cuidamos da base para a qualidade

O 5S é conhecido como meio de preparar o ambiente para a qualidade. Como a qualidade de vida e a qualidade de produtos dependem de vários fatores, adotamos o cuidado dos Fatores de Qualidade (Ambiente, Pessoas, Equipamentos, Materiais, Métodos e Medidas) com o 5S. Os fatores são as causas no diagrama de Causa e Efeito desenhada pelo japonês Kaoru Ishikawa, grande estimulador do 5S.

5S para criatividade

O processo criativo acontece com a combinação de informações diversas. Por vezes quando não têm nada a ver umas com outras. Isso, à primeira vista, parece contrariar as tradicionais orientações do 5S de cada coisa em seu lugar. Sim, o 5S tem esta característica. Porém tratar o 5S apenas como meio de organizar as coisas é ignorar sua força na melhoria contínua. 

A padronização pelo 5S é meio de assegurar não perder os níveis alcançados, evitando retroceder à desordem anterior. Essa segurança é meio de evitar desgastes de energia, tempo, material, etc. Não havendo desperdício, sobram recursos para reavaliar os padrões, buscando novos níveis de qualidade. Para isso, é preciso experimentar novos processos, testar novas ideias. 

Com o 5S testamos a utilidade das ideias (Utilização), organizamos os processos (Ordenação), eliminamos as ideias inadequadas (Limpeza), padronizamos novas descobertas (Saúde), assumimos compromisso com as novas descobertas e criações (Autodisciplina).

Como a vida

Aprender 5S é como “reaprender” o que é natural. Podemos nos inspirar no nosso corpo para cuidar do mundo em que atuamos.